今回は、東京都八王子市にある株式会社愛ケアサービス様にお話を伺いました。株式会社愛ケアサービスは2012年に訪問介護を開設し、2023年3月には居宅介護支援事業所を開設しています。代表の清水様は訪問介護で訪問介護員を務めつつ、今ではケアマネージャーも兼任されています。

介護ソフトの導入にあたり、複数社を比較検討した清水様に、まもる君の決め手や導入して気付いたことを伺いました。

事業所情報
企業名：株式会社愛ケアサービス
住所：東京都八王子市
職員数：ケアマネージャー５名、ヘルパー８名
利用者数：居宅120名、訪問35名
PC台数：約10台

運用システム
訪問介護システム
居宅介護支援システム
国保連伝送サービス「おくる君」

まもる君クラウド導入前の状況は？

2012年に訪問介護を開設した当初から、周りの事業所では「介護ソフトを導入していることが当たり前」との事でした。そんな中、どのようにして請求業務や、国保連への伝送を行っていたのか、まもる君クラウド導入前の状況について伺いました。

請求は全て紙で行っていた

2012年に訪問介護を開設した当時は、利用者の数が少なかったこともあり、請求作業は全てExcelと紙で行っていました。また「介護ソフト = 高額」といったイメージがあり、コスト面での懸念も導入に至らなかった理由のひとつです。

実際には、事前にExcelでフォーマットを作成しておき、ケアマネージャーから届いた提供票を、そのExcelに一人ずつ転記をしていました。実績に関しては、サービス提供責任者と入力担当の方で何度も確認を行います。

具体的には、各ヘルパーの記録に誤りがないかをサービス提供責任者が確認し、それを入力担当に渡します。入力担当がExcelに実績を入力し印刷。さらにそれをサービス提供責任者が確認し、ケアマネージャーからの修正がなければ、ようやく請求明細書をExcelで作成し請求を行います。

単位数の計算に神経をすり減らす日々

利用者の数が30名ぐらいまではなんとかExcelで管理をしていましたが、一から電卓で計算をするのでミスが無いよう、神経をすり減らして作業をしていました。特に請求期間の前後は、入力担当の人に付きっ切りで作業してもらっていました。

ミスの無いよう独自で確認項目を作成し、請求明細書を郵送する前に間違いがないか２〜３回確認していました。それでもケアマネージャーから修正の連絡があれば、一から計算と確認のやり直しです。

介護ソフト導入前、課題に感じていた点は？

長らくExcelと紙で請求をしている中で、特に課題に感じていた点はどういった部分だったのでしょうか。介護ソフト導入前の課題について伺いました。

人為的ミスが発生していた

人の手で作業をしていたので、人為的ミスはどうしても起きてしまっていました。確認作業を何回も行っていたので、数は少なかったのですが、単位数や金額を電卓で計算していたので、1円の誤差などはたまに生じていました。

また、単位数の計算は間違えてしまうと返戻になるので、特に気を付けてはいたのですが、慣れてきたタイミングで転記ミスや性別の間違いなど、単純な部分でのミスが生じていたのも課題でした。

国保連への請求は5日までに

当時、国保連への請求は郵送で行っていたので、10日必着に間に合わせるよう、毎月５～６日までには仕上げて郵送を行っていました。郵送後にケアマネージャーから修正の連絡があっても対応できないので、そういった請求については、仕方なく月遅れ請求にしていました。

当然、時間的余裕が無いうえに、転記や確認作業もあるため、どうしても業務効率が悪くなっていたのが大きな課題でした。それでも、当時は介護ソフトがどんなものか知らなかったので、それを大変だとは思わず、どの事業所でも同じだと思っていました。

介護ソフトを検討したきっかけは？

今まで介護ソフトは高額だというイメージから、導入には至らなかったとの事ですが、何がきっかけで介護ソフトを検討したのでしょうか？その理由について伺いました。

利用者数の増加

一番のきっかけは利用者数が増えたことによって、Excelや紙での管理が難しくなったことです。利用者数が30名を超えたあたりからさすがに難しくなり、お金がかかってもいいから介護ソフトを入れようと検討に動き出しました。

ただ、介護ソフト自体「使わないといけないね」と話してはいましたが、どうしても料金面がひっかかっていたのと、入力担当の方が「まだ大丈夫！」と言ってくれていたので、すぐに検討に動き出したわけではありませんでした。

居宅介護支援事業所の開設

居宅介護支援事業所の開設があったのもきっかけのひとつでした。訪問介護と違い居宅介護は書類の数も多く、給付の管理や計算が複雑で、より煩雑になる事が分かっていたので、開設を考えた時から、介護ソフトを導入することは決めていました。

介護ソフトの検討で重要視していたことは？

介護ソフトを導入するにあたり、重要視したことについて伺いました。

小規模でも導入できる価格帯

やはり一番重要視したのは金額でした。初めての介護ソフトで何が何だか分からなかったので、中身の部分は置いておいて、予算をクリアしたソフトから詳細を見ていました。

かなりの数の話を聞いたり、資料請求しましたがそれでも月額２〜３万のソフトばかりで、なかなか検討は進みませんでした。当然、高額なソフトは機能が豊富でしたが、そこまで求めていなかったのと、職員が使いこなせないと思ったので、小規模でも導入しやすい価格帯かつ、必要な機能のみ備わっている介護ソフトが理想でした。

まもる君クラウドの決め手は？

その中で、いくつかのソフトに絞り込んでいった結果、まもる君クラウドを導入した決め手について伺いました。

利用しやすい価格帯

一番は他社と比較した時にダントツで安かったのが決め手です。介護ソフト単体で見ると同価格帯のソフトもいくつかあったのですが、伝送ソフトをつけると高額になったりで、結局は予算を超えてしまっていました。それでも、まもる君は伝送ソフト「おくる君」が1,000円でつけられるので、トータルで見ても安価に収まっていて非常に助かりました。

初めての介護ソフトでも安心できた

もちろん金額的な部分が大きかったのですが、担当してくれた方の印象が良かったのも決め手のひとつです。導入前の操作説明をZOOMで行ってくれたのですが、２時間ぐらいかけてケアマネージャーに説明してくれたのがとても印象的でした。複数の介護ソフトを経験しているケアマネージャーだったので、細かい質問を沢山していたのですが、どれも的確に回答していただけたので、これなら導入後も安心できるなと感じました。

また、まもる君が川崎市の「かわさき基準」に認証されていたのも安心材料のひとつでした。検討の入り口は金額でしたが、最終的には担当してくれた方の雰囲気や、ソフトの信頼性で導入を決めました。

かわさき基準認証とは？
かわさき基準（KIS）は、人間の「自立」を支援する革新的（イノベーティブ）な製品を認証し、認証製品を活用することを通じ、「新たなライフスタイル・ワークスタイルの創造など人の生活全般を豊かにしていくことを通じて、新産業の創造へ導くこと」を目的とする川崎市独自の福祉製品のあり方を示した基準で、令和5年度までに295の製品を認証しています。

まもる君クラウドは、2023年3月にサービスの豊富さやスマートフォンでも利用できる点など利便性、低価格でサポートも手厚い利用者目線に立った製品と考えられる点を評価され、認証に至りました。
かわさき基準認証についてのお知らせはこちら

まもる君クラウドをどのようにして運用している？

実際にまもる君クラウドをどのようにして運用しているのか伺いました。

ケアマネ業務を一元管理

メインの業務である給付管理はもちろん、限度額超過の方も特に問題なくスムーズに処理をしています。実績さえ登録してしまえば、別表も給付管理も簡単に作成できます。

帳票関係は、ご相談を受けたタイミングでアセスメント、第１表、2表、３表をまもる君で作成し、印刷したものを担当者会議へ持参しています。担当者会議の要点（第４表）は現場でメモを取り、持ち帰ったものをまもる君へ入力します。モニタリングに関しては、第２表の内容をそのまま取り込めるので、簡単に作成ができて便利です。

テレワークにも対応

クラウドタイプなので、事務所以外でもまもる君を利用しています。どうしても作業が終わらずに持ち帰ることがあっても、自宅のパソコンから操作ができたので助かりました。また今では在宅勤務をしてもらっている職員もいるのですが、これもクラウドタイプの介護ソフトだからできる事ですね。

どこからでも操作できてしまう分、個人情報の取り扱いには十分注意しています。職員への研修を徹底することで、セキュリティ対策を行っています。

まもる君クラウドで課題は解決できた？

導入前、入力作業の「人為的ミス」や「作業効率の悪さ」といった課題がありましたが、まもる君クラウドを導入することで課題は解決したのでしょうか？

ワンクリックで集計完了

今まで実績の入力から単位数の計算、明細書の作成まで、手作業で行っていたのでミスが起きていたのですが、今はワンクリックで単位数の計算から明細書の作成までできるので、作業効率が上がり、計算ミスは無くなりました。また、基本的な情報も最初の登録さえしっかり行っていれば、その後は簡単に作業ができるので基本的な入力ミスもなくなり、かなり楽になりました。

なんでも聞けるカスタマーセンター

初めての介護ソフトで不安もあったのですが、カスタマーセンターの方にはすごく助けられています。操作はもちろん返戻などで分からないことがあっても「調べるんだったらカスタマーセンターに聞いちゃえ」ぐらいの感覚で気軽に使っちゃってます。説明も分かりやすいので、今後ケアマネージャーが増えた時でも、問題なく運用していけそうです。

目指すはまもる君クラウドで一元管理

訪問介護では計画書を独自のフォーマットで作成しているのですが、入力項目が多く、利用者の数も増えて来たので管理が大変になってきました。まもる君には訪問介護計画書も備わっているので、今では少しずつまもる君で作成しています。また、介護記録機能もあるのですが、まだ活用できていないので、今後は介護記録もまもる君で管理し、いつかは全ての業務を網羅できるよう、少しずつ活用していきたいです。

まもる君クラウドを検討している事業所へひと言

価格が安いだけではなく、担当してくれた方がしっかりしていて、ソフトの信頼性もあるので安心して導入ができます。サポートへの電話となると、どうしても「聞きづらい」と感じる人も多いと思いますが、まもる君のカスタマーセンターは親切丁寧なので「いいや！聞いちゃえ！」となんでも聞けちゃいます。

初めての介護ソフトなので分からないことだらけでしたが、使っていて嫌な気持ちになる事は一度もありませんでした！