今回は、千葉県船橋市にある株式会社鶴亀吉祥様にお話を伺いました。

株式会社鶴亀吉祥は2014年2月に「小規模多機能型居宅介護 鶴亀」を開設し、今までで延べ約90名の方々が利用してきました。代表の山口様は2018年から法典地区社会福祉協議会の評議員を務められるなど、地元船橋市で地域に根差したサービスを提供されています。

そんな鶴亀吉祥の代表取締役である山口様と総務の馬場様にお話を伺いました。

事業所情報

企業名：株式会社鶴亀吉祥
代表：山口 容平
住所：千葉県船橋市丸山5-37-7
URL：https://turukamekissyou.co.jp/
職員数：18名+取締役3名
利用者数（登録定員）：26名

運用システム

小規模多機能型居宅介護システム
国保連伝送サービス「おくる君」

まもる君導入前の状況は？

まもる君クラウドを導入する前のご状況について伺いました。請求業務や給付管理など、どのように行っていたのでしょうか。

給付管理やアセスメントなどはExcel、Word管理

登録定員が26名だったので、給付管理やアセスメント作成などの業務は、WordとExcelでなんとか間に合っていました。

請求に関しては、Excelでの管理で、伝送だけ国保中央会のソフトを利用しており、アセスメントまわりはWordで作成、管理を行っていました。紙で管理を行っている事業所もありますが、これらの業務は転記が必要になる場面が多く、紙の管理だと人為的なミスの原因になってしまい、正確性を損なったり管理が煩雑になってしまう理由から、紙での管理は考えていませんでした。

介護ソフト導入前、課題に感じていた点は？

Word、Excel管理でも間に合っていたという鶴亀様ですが、その中でも課題に感じていたことを伺いました。

Word、Excelを使いこなせないスタッフがいた

26名分を2人（山口様と馬場様）で管理するのであれば、なんとかやれていました。しかし、ExcelやWordを使いこなせないスタッフが増え、入力ミスやチェック漏れ、認定期限確認など手間と時間がとてもかかってしまうという課題がありました。

単位数の計算も凄く大変で、その中でも区分支給限度額の管理や地域区分、単位数単価などの管理がかなり煩雑になっていました。

介護ソフトを検討したきっかけは？

開設当初からWord、Excelで管理されており、登録定員の26名分ならなんとか間に合っていた中でなぜ介護ソフトを検討したのでしょうか？介護ソフトの検討を始めたきっかけについて伺いました。

間に合っている今だからこそ検討する必要があった

検討を始めたきっかけは、２号店の開設を考え出した３年前からでした。１事業所分ならなんとかまかなえていましたが、事業所数が増えていくにつれて関わるスタッフが増え、今のやり方では厳しいだろうと考えました。

そのため、間に合っているタイミングだからこそ、介護ソフトを導入してスタッフに慣れてもらい、事業所数が増えたタイミングでも、スムーズに業務が遂行できるようにしようと考え、今の段階から検討を進めました。

また、介護ソフトを導入することで、人の入れ替えがあった際でも、余計な時間をかけずに引継ぎができるといった狙いもありました。

介護ソフトの検討で重要視していたことは？

そのような理由から介護ソフトの検討を始めた鶴亀様ですが、どういった点を重要視して検討されたのか伺ってみました。

サポートのスピードと質

アフターサポートを最も重要視していました。介護ソフトの使いやすさはこちらが慣れていけば何とかなりますが、使いこなすまでのサポートのスピードや質は、事業所側でどうしようもできない部分です。アフターサポートをしないソフト会社は無いかと思いますが、私たちとしては「困った！解決したい！」と感じた時に、時間を置かずすぐに解決できるサポートを望んでいました。

特に給付管理業務が滞ってしまうと、自事業所だけではなく、連携先のサービス事業所にまで迷惑をかけてしまう可能性があります。そうなると、ケアマネ側にも焦りが生まれ、それが原因でミスが発生してしまうこともあります。そうならない為にも、何かあればすぐに解決してくれる点を重要視していました。

回答までの待ち時間が0であること

カスタマーセンターに問い合わせた際の保留時間（回答を待っている時間）が0である事が理想でした。例えば、電話で質問をした時、すぐ回答が貰えないこともあるかと思います。その際、いつまでに回答がもらえるのか明確になっていないと、それまでの時間は回答待ちの時間になり、別の業務に移れなかったり心理的にストレスを感じてしまいます。

なので、回答が得られるスピードも大切ですが、すぐに得られない場合「○○までに連絡します」「○○分後に折り返します」など時間が明確になっていれば、それまで別の業務に移れるので、その間は回答待ちではなくなります。心理的にもリラックスした状態で回答を受けられるので、話も入ってきやすいですよね。

どのようにして介護ソフトを探しましたか？

介護ソフト会社のサポートは見極めが難しい部分です。ソフト会社のホームページやパンフレットを見ても、当然いい事しか書かれていません。そんな中で、どのようにして「サポートの良さ」を見極めたのか伺いました。

展示会に立つスタッフの反応を見る

毎年、介護ツール系の展示会に行き、直接ソフトを見に行ってました。ネットだとどの会社も自社のサポートが良いと言うのは当たり前なので、展示会のブースに立っているスタッフに「アフターサポートはどのようにやってくれますか？」と質問をしその時の反応を見てました。当然どの会社も「電話でサポート出来ますよ」と答えてはくれるので「どれぐらいの待ちがあるのか」「サポート方法は電話以外にあるのか」「具体的にどういった部分までサポートをしてくれるのか」などブースに立つスタッフが、より具体的かつ自信をもって答えてくれるのかが重要でした。

営業スタッフなので当然いいことを言いますが、自社のサポートに自信を持ち、詳細な内容を説明してくれる会社でなければ、導入後に当初のイメージとの乖離が生まれてしまいます。

まもる君の決め手は？

アフターサポートに重きを置き検討を進めた結果、まもる君をお選びいただいた決め手について伺いました。

直感で感じた安心感

2024年3月にあったCareTEXで初めてまもる君を知ったので、それまではまもる君のことを知りませんでした。介護ソフトの会社だったので「少し聞いてみようかな」とブースに立ち寄り、機能面や操作面についてはもちろん、アフターサポートについても質問しました。

その時の営業スタッフの回答が的確で、サポートについても「請求期間でも繋がりやすいですよ」や「返戻対応もお手伝いしてます」など細かく自信をもって答えてもらい「これならしっかりやってくれるな」と直感で感じたのが一番の決め手です。

メーカーが直接サポートをしてくれる安心感

他社だと、最初の電話はコールセンターや、委託を受けている別会社に繋がり「担当の者に確認します」など待ち時間がありますが、まもる君は開発から販売、保守まで全てメーカーが行ってくれるので待ち時間が短く、操作に関する質問はもちろん、介護保険に関する部分までサポートをしてくれるのでとても安心できます。

忙しいときに大活躍「コールバックサポート」

電話以外にも「コールバックサポート」があるのも大きいです。

コールバックサポートとは？
まもる君のシステム内から質問事項を問い合わせることができ、カスタマーセンターからコールバックを受けられるサポートサービス

すぐに解決したい時や、直接話したい時は、電話で問い合わせますが、退社間近や忙しいタイミングなどは、要件と合わせて「○○時に連絡お願いします」としておけば、欲しいタイミングに電話を受けられますし、事前に質問事項を伝えておけるので、解決もスムーズでとても助かっています。

課題は解決できた？

まもる君を導入する前はWord、Excelを使いこなせず、給付管理を作成する職員がパソコンに疎いという課題を感じられていましたが、まもる君を導入することで解決できたのでしょうか。

給付管理業務が驚くほど簡単に

今までの課題は全て解決出来ました。給付管理などは今までExcel管理だったので、単位数の確認や集計だけでも一苦労でしたが、まもる君ならボタン一つで集計ができ、単位数の確認はもちろん、今まで苦労していた支給限度管理が驚くほど簡単になりました。

想像以上のアフターサポート

パソコンに疎い職員でも使いこなせた要因として、システムの使いやすさもありますが、分からないことを一瞬で解決できるアフターサポートがあったからだと思います。実績や予定の管理が簡素化したことにより、単位数の計算や入力ミスがなくなり、ストレスなくスムーズに請求業務が行えるようになりました。

まもる君を検討している事業所へひと言

最後にまもる君を検討している事業所様へひと言アドバイスをいただきました。

完璧なサポート体制

システムの使いやすさは個人差があると思いますが、まもる君は導入後のサポート体制が完璧なので安心して作業ができます。

なかなか繋がらないコールセンターが多い中で、まもる君のカスタマーセンターは電話もすぐ繋がり、コールバックサポートを使えば欲しいタイミングで電話してくれ、ユーザーに対して親切だと感じています。

給付管理業務で大切な「待ち無し」「ミスなし」「迷いなし」を実現してくれるシステムです。