今回は、奈良県大和郡山市にある株式会社スパイナルリンク様にお話を伺いました。元々はスポーツジムを運営していましたが、現在は機能訓練に特化した地域密着型通所介護を運営されています。事業所にある機材は高齢者向けの物ではなく、スポーツジムで使用されていたものです。そのため、他のデイサービスにはない本格的な機能訓練を受けることができます。

以前は、別のクラウドタイプの介護ソフトを利用されていたとのことですが、何がきっかけで乗り換えを検討したのか、同じクラウドタイプでもどういった部分に違いがあったのか、代表の有村様に伺いました。

事業所情報
企業名：株式会社スパイナルリンク
住所：奈良県大和郡山市
職員数：10人
利用者数：午前18人、午後18人
PC台数：３台

運用システム
通所介護システム
国保連伝送サービス「おくる君」

以前はどういった介護ソフトを利用していた？

まもる君を導入する前は、どういった介護ソフトを利用していたのでしょうか。介護ソフトを導入した経緯や、利用していた当時の感想を伺いました。

安いクラウドタイプの介護ソフト

価格の安いクラウドタイプの介護ソフトを利用していました。当時FCの本部から「安いソフトだ」とおすすめされたので、それを２～３年使っていましたね。開業した当初は、要支援の利用者のみを受け入れていたため、１日１〜２人程度の利用者数だったこともあり「安いならいいか」ぐらいの気持ちで導入しました。

利用者が少なかったので、事務作業は簡単な介護記録と数名の請求業務だけでした。なので介護ソフトでは、数件の請求だけ行っている状態でした。ただ、安い介護ソフトだけあって、画面が見づらく使い勝手はあまりよくなかったです。請求機能だけしか使っていなかったのですが、操作が分かりづらく、サポートに問い合わせをして操作を聞いて、また分からなくなってを繰り返していました。

過去に、整骨院で色々なレセコンを見たことがあったので、その経験から「もっと使いやすいソフトがあるだろうな」とは思っていました。ただ、運用しているのは自分だけで、介護ソフトでやっている業務もさほど多くなかったので、乗り換えまでは考えていませんでした。

なぜ介護ソフトの切り替えを検討したのか？

使いづらさは感じていたものの、長らく使っていた介護ソフトの切り替えを検討したきっかけは何だったのでしょうか。その理由について伺いました。

利用者と職員の増加により、これまでのやり方では難しい

きっかけは要介護の利用者の受け入れを開始したことです。コロナの影響で要支援の方のみの受け入れだけでは、経営的に厳しい部分が出てきたので、今までジムとして運営していた部分を、機能訓練に特化した介護事業として、要介護の方の受け入れを始めたのがきっかけです。そうなると受け入れる利用者数も増えますし、当然職員の数も増やさないといけなくなります。そのため、今までのように操作が分かりづらかったり、なかなか覚えられない介護ソフトでは複数人での運用は難しいと思っていました。

継続利用の考えはなかった

使っていた介護ソフトを継続して利用する考えは全然なかったですね。今までは請求業務しかなかったのと、運用しているのが自分だけだったので何とかやれていましたが、今後職員の数が増え運用するのが自分だけではなくなることを考えた時に、やはり今までのソフトでは難しいと思いました。

介護ソフトの検討で重要視した点は？

介護ソフトの検討にあたって、どのような点を重要視したのでしょうか。重要視した点や、どのように検討を行ったのか伺いました。

誰もが使いやすい介護ソフト

やはり「画面の見やすさ」や「操作性の良さ」は重要視しました。検討したのは、まもる君を含め３〜４社ほどだったのですが、各社の無料体験を申し込んで操作をしてみました。また運用するのは自分だけではなかったので、実際に操作する職員の人にも触ってもらい、一番使いやすいソフトにしようと思っていました。

価格の安さも外せない

もちろん料金面も、検討において大きなウェイトを占めてました。元々利用していた介護ソフトが安かったこともありますが、立ち上げて間もないタイミングだったので、ソフトに対してそれほどコストはかけられませんでした。当然使いやすい介護ソフトがよかったのですが、使いやすくても高額だとそもそも導入ができませんし、いくら安くても使いづらくては意味がありません。価格が安くかつ使いやすい介護ソフトが理想でした。

まもる君の決め手は？

複数社のクラウドソフトを検討した結果、まもる君を導入された決め手は何だったのでしょうか。他社と「使いやすさ」を比較した感想や、それ以外の決め手について伺いました。

他社と比べても圧倒的な使いやすさ

他社の介護ソフトと比較しても圧倒的に使いやすかったことです。職員にも一通り操作してもらったのですが、まもる君が一番使いやすそうと言っていたのが決め手ですね。画面自体が見やすいのもそうですが、自分が「これを作りたい」と頭の中で考えている物が、まもる君の画面上ですぐ見つかって、直感的に操作できるのが良かったです。それでいて金額が安かったのでまもる君にしました。

疑問や不安をスピーディーに解消できる安心感

検討期間中に担当してくれた方が親切に教えてくれたのも結構大きかったですね。介護保険についてあまり詳しくなかったので、介護ソフト以外の事も聞いていたのですが、すぐに教えてくれたので助かりました。何か困っている時は「即解決したい！」と思っているので、電話した時に「担当の部署に繋ぎます」や「担当から折り返します」とされるのが嫌でしたが、まもる君はそんなことなく、すぐに解決してくれるのですごく助かりました。

実際にまもる君を運用してどうだった？

「安くて使いやすい」「サポートが手厚い」そういった理由から導入を決めたまもる君でしたが、実際の使用感はどうだったのでしょうか。運用した感想や現場でどのように活用しているのか、詳しく伺いました。

これだけ安いと欠点があるのでは！？

以前使っていた介護ソフトがそうだったように、安いがゆえに「ひょっとして何か欠点があるのでは？」と思っていた時はありました。実際に運用してみないと分からないこともあるので、ある程度覚悟はしていましたが、欠点はひとつも無かったです。しかも「安い」というね。こんなにいいことは無いなと思います。

細かい部分まで使いやすい

普段は機能訓練指導員が経過記録（介護記録）を付けているのですが、まもる君は記録と実績を同時に登録できるので、機能訓練士が記録を作成したタイミングで実績の登録も終わっている状態になります。後から記録を見直して実績を付ける必要がないのと、記録と実績が異なるといった事が起きないのでとても便利です。

また、半日型のデイなので作成した記録を午前午後と分けて見たい時でも、作成した時系列順での並び替えができたり、ケアマネージャーに実績報告書と一緒に渡している、サービス提供記録に「経過記録」と「バイタル」を一枚にまとめられたり、細かい部分まで使いやすいのも嬉しいです。

ほぼ何もしていない！圧巻の請求業務

整骨院でレセプト業務を行っていた時は、とてつもなく大変な作業でした。でも、まもる君なら、何も作業していないに等しいぐらい簡単に終わってしまいます。整骨院の時と比べるとあたかも何もなかったような感覚です。

実績の管理は普段の記録業務と連動しているので、月末に最終確認をした後は、ワンクリックで請求のデータが完成しちゃいます。当月の利用が終わった利用者様からデータの作成をしているのですが、一番量の多い月末でも一切残業することなく、みんな17:30には帰っちゃいますね。これまでに大きな返戻も無く、請求に関して不安に感じたことは１ミリもありません。

まもる君を検討している事業所へひと言

介護事業が全く初めての方であれば、介護ソフトにそれほどコストをかけられない事業所も多いと思います。もちろん金額面や機能面で色々な介護ソフトを比較することも大事ですが、「分からないことはなんでも聞ける」そういうプロフェッショナルがいるという安心感はとても大きいと思います。

まもる君なら誰に聞けばいいのか分からない事を聞いても、「分かりません」ではなく「その事ならどこどこに聞いて見て下さい！」とリードしてくれたのは、本当にありがたかったですね。私みたいに右も左も分からない立場の人間にとっては、とても大きな助けになるのではないでしょうか。それでいて安くて使いやすい介護ソフトなので、非の打ち所がないです！