今回は、神奈川県横浜市に拠点を置く合同会社慶オフィス様にインタビューを行いました。慶オフィス様は2024年12月に、「ハートフルリハ」として通所介護と居宅介護を移転オープンされ、栄区、戸塚区を中心にきめ細やかなケアを提供されています。

慶オフィス様では、移転前から「まもる君クラウド」を長らくご利用いただいています。今回お話を伺った加藤様は、国内で販売されているほとんどの介護ソフトをご利用経験があり、まもる君クラウド導入時にはソフト切り替えのご担当でした。

そこで、加藤様と代表社員でケアマネージャーの高橋様に、他社ソフトとの違いや「まもる君クラウド」を選ばれた決め手について詳しく伺いました。

事業所情報
企業名：合同会社慶オフィス
住所：神奈川県横浜市
職員数：10名
PC：2台
タブレット：4台
スマホ：3台

運用システム
居宅介護支援システム
通所介護システム
国保連伝送サービス「おくる君」

抱えていた課題

まもる君クラウド導入以前は、請求と記録のできるクラウドタイプの介護ソフトを利用していたとのことです。その当時抱えていた課題について伺いました。

誰も使わない記録機能

いくつか課題はありましたが、まず一番は介護ソフト自体の使いづらさです。当時使っていた介護ソフトに記録機能はついていたのですが、とにかく使いづらく現場では誰も使っていなかったので、結局はExcelで記録を管理していました。

過去にはパッケージタイプやアプリのようなソフトを使ったこともありますが、階層構造が複雑で行きたいページに行きづらかったり、いいと思ったソフトでも価格が高く契約期間も5年と長かったので、導入までには至りませんでした。

当時から業界全体で電子化が進んでいく中「記録も紙の管理ではなく電子化していかないといけない」という思いはありましたが、実際に使えるソフトに出会えていなかったというのが正直なところです。

使い勝手の悪さから業務負担に

さらに困っていたのが、請求期間が近くなるとサーバーがよく止まっていたことです。仕事は業務時間内に終わらせたかったのですが、システムの不具合や使い勝手の悪さから、業務時間外に事務作業をせざるを得ない状況でした。

請求業務も余裕をもって進めたかったのですが、1日になってからしか手を付けられないのが現実でした。

まもる君クラウドの決め手

介護ソフトの使い勝手と通信ストレスに大きな課題を感じ、一通りのソフトを操作して比較検討されたとの事でした。そのような中で、まもる君クラウドの導入に至った決め手について伺いました。

数あるソフトと比べて分かった使いやすさ

乗り換えを検討するにあたって、一通りのソフトは操作してみましたけど、まもる君は圧倒的に見やすく使いやすかったですね。複雑な階層構造ではなく直感的に操作できるので、「この操作をしたい」と思ったページにすぐ行けるところがよかったです。

また画面にも必要以上の装飾がなく、シンプルで見やすいところも決め手でした。色々なソフトと見比べましたけど「この先ずっと使い続けるならまもる君だな」と思いました。

コストパフォーマンスの高さ

まもる君には介護ソフトに必要なものが全てそろっていました。価格だけ見れば同価格帯のものや安いソフトもありましたが、この価格でこれだけの事ができるのは、まもる君だけでした。コストパフォーマンスは抜群に高く、金額以上のものがあります。

自由度の高い機能

やはり完全に事業所にマッチした介護ソフトを見つけることは難しいので、ある程度自分たちのやり方ができる自由度の高い介護ソフトを探していました。まもる君なら必要に応じてExcelでの出力もできるため、使用用途に応じてデータの加工ができる点も魅力でした。

まもる君クラウド導入後の効果

操作性の良さやコストパフォーマンスの高さでまもる君クラウドを導入いただきましたが、実際に課題を解決することができたのでしょうか。導入後の効果やまもる君クラウドの利用方法について詳しく伺いました。

紙の書類を80%カット

記録業務をExcelからまもる君に移行できたことで、今まで印刷を行っていた書類関係は全てデバイス上で管理することができ、紙の書類を80%以上カットすることができました。業務の効率化以外にも、印刷代や紙代、処分にかかる費用など余分なコストカットにもつながりました。

誰でも使いこなせる記録機能

以前の介護ソフトでは、使い勝手の悪さから記録の電子化を断念していましたが、まもる君は誰でも簡単に記録ができるのでその問題を解消することができました。

今まで紙で記録を取っていた職員も最初は「え～」と嫌がっていたのですが、今となってはまもる君を使いこなしてます。一度慣れてしまうと以前のやり方には戻れないですね。

その日のバイタルを一括登録

一番便利なのはバイタルの記録機能です。その日に予定のある利用者を一つの画面に表示させて、まとめてバイタルを付けられるので頻繁に画面を切り替える必要がなく、かんたんにバイタルを記録できます。タブレットでも操作ができるのでわざわざパソコンに転記する必要がなくその場で記録をとれるのも嬉しいですね。

クラウドならではのスムーズな情報共有

職員ごとにアカウントを作って、それぞれのスマートフォンからまもる君にログインできるようにしているので、職員はまもる君内にある情報はどこからでも確認できます。

特に活用しているのが「申し送り」の機能で「出勤したらまずまもる君にログイン。申し送りの確認」が習慣として定着しているので、スムーズな情報共有ができています。

余裕のある請求業務

以前は通信トラブルや使い勝手の悪さから1日になってようやく請求業務に取り掛かれましたが、まもる君は請求期間でもシステムが止まることがなく、操作も簡単なので20日ごろから請求に関する業務に取り掛かっています。ケアマネージャーとしても実績は早いほうが嬉しいですし、1日からはどんどん伝送しちゃっています。

70代でも使いこなせる介護ソフト

まもる君はとにかく簡単です。ある程度リテラシーのある職員であれば、2時間ほどで操作をマスターできます。60代～70代の苦手な職員でも2週間もあれば使いこなしていますね。キーボード操作が苦手な方でもタブレット操作が可能なので問題なく運用できます。

まもる君の導入当初は私（加藤さん）がメインで記録を付けていたのですが、今となっては経過記録や連絡帳はほかの職員でも作成できるようになりました。LIFEの取込作業なども任せられるほどです。

サポートセンター不要の使いやすさ

サポートは請求期間でもすぐに繋がりますが、そもそも困ることが少ないのでサポートセンターに電話すること自体が少ないです。以前のソフトではしょっちゅう電話してましたけどね。

それに、大体のソフト会社は質問をすると、別の担当や部署にまわされ数十分待たされることもあったのですが、まもる君は電話を受けた人がその場で答えてくれるので、疑問点をスピーディに解決できます。

まもる君クラウドを検討している事業所へひと言

事業所全体でICT化をするためには、自分だけが使いやすいソフトではなく、職員全員が使いこなせるソフトである必要がありますが、まもる君なら記録やスタッフ間の共有がとても簡単です。とにかくシンプルでわかりやすいソフトなので、他社ソフトから乗り換えた時でもすぐに使いこなすことができます。

頻繁にシステムの改修が行われますが、現場の声をしっかり取り入れてくれるのもうれしいですね。