近年、介護業界においてもICT化やDX化などのワードを耳にすることが多くなってきました。しかし、インターネット環境の整備、介護ソフトの導入など事前準備を手間と感じ、手書きの記録、紙媒体を継続している事業所もまだ多く見られます。

今回は、業務効率化に向けた選択肢の1つとしてよく挙げられるタブレットについて、メリット・デメリットなど解説します。適切なICT機器を選択し、業務効率化を目指しましょう。

介護記録の記入にタブレットを導入する目的とは？

介護記録の記入にタブレットを導入する目的は、介護記録の業務効率化です。日々の介護記録は、介護を提供する側にとって負担と感じる業務の1つだと考えられます。そのため、介護記録業務は後回しにしてしまいがちな職員もいるでしょう。

また、日々の介護記録以外にも、業務日誌や報告書など記入しなければならない書類は数多くあります。タブレットを導入すれば、介護記録の作成や、業務日誌をはじめとした関係書類への転記作業など事務業務のパフォーマンスが上がり、負担軽減が図れます。

また、業務効率化によって確保できた時間で、利用者との関わる時間を増やしたり、ケアの質を向上させたりできることも、タブレット導入の目的といえます。

介護記録の記入にタブレットを導入するメリット

介護記録にタブレットを導入することで、実際にどのようなメリットがあるのか解説します。まだタブレットを導入していない事業所や、導入を検討している事業所は、次に解説するメリットと、事業所の記録方法の現状を比較してみましょう。

記録の作成・管理が効率化される

紙媒体、手書きの記録の場合、1人ひとりの記録用紙に提供したケアの内容や、利用者の状態を記録する必要があります。

時には定型文化されているような文章も、同じ内容を何度も記入しなければならず、時間と手間が生じてしまいます。また、介護記録は一定期間保管義務もあり、書類をファイリングし収納するという業務も行わなくてはなりません。

介護ソフトとタブレットを導入し、連携させることで、記録の内容によっては項目をチェックするだけで記録を入力できます。記録もデータ保管できるため、保管作業の効率化も図れるでしょう。

情報をスムーズに共有できる

タブレットを導入することで、事業所内はもちろん、外出先でも記録を入力できます。

手書きの場合、特に訪問介護など利用者の自宅に訪問し、事業所に戻ってから記録を手書きするといったケースでは、一度に複数の記録を記入するため負担に感じてしまう可能性があります。移動時間の合間や少しの待機時間などを有効活用し、記録をその場で入力することで負担軽減、効率化へとつながります。

また、記録をタイムリーに入力すれば情報共有がスムーズに行えるため、介護職同士はもちろん、多職種連携も円滑にできます。

災害時でも介護ソフトを活用出来る可能性がある

最近、大雨による浸水、洪水被害や地震による火災などの自然災害が多く発生しています。万が一、事業所が被災してしまった場合、備え付けのパソコンや書類などが損傷し、業務の継続に支障をきたす可能性があります。

クラウド型の介護ソフトを導入している場合は、利用者の基本情報や介護保険データなどがインターネット上のクラウドにデータが保管されているのが一般的です。そのため、タブレット端末を職員に支給しておけば、万が一被災しても手元で利用者の情報を確認したり、災害時も利用者に適切な居宅支援を継続できたりする可能性が高まります。

勤怠管理が楽になる

訪問介護や訪問リハビリテーションをはじめとした訪問系サービスなど、外出頻度が高いサービス職種では、タブレットを導入し、外出先で出勤・退勤を記録できるようになれば勤怠管理がとても楽になります。勤怠の打刻や申請などのためだけに事業所に寄る手間が生じているのであれば、タブレットを導入し、勤怠管理システムと連携することで、事業所に戻るまでの移動時間の削減が可能です。

また昨今はガソリン代の高騰もあるため、移動時間の削減は結果として移動距離も削減にもでき、燃料費の削減にもつながるとも考えられます。

介護記録の記入にタブレットを導入するデメリット

介護記録にタブレットを導入する上ではメリットだけでなく、デメリットが生じることもあります。まだ事業所に介護ソフトやタブレットを導入していない事業所は、ここで解説するデメリットが理由で導入に踏み切れていないのかもしれません。

メリットとデメリットのバランスを考えつつ、業務の効率化を目指してください。

使いこなすのに時間がかかる

タブレットなどのICT機器の使用に慣れていない職員や、長年手書きの記録に慣れてきている職員は、タブレットでの記録へ変更することに抵抗を感じる可能性があります。

また、タブレットの使用に慣れて、使いこなすまで要する期間も職員1人ひとりに個人差があります。慣れるまでに時間を要すると「操作方法を覚えることが負担」と感じてしまう場合もあり、そのような職員に導入のメリットを理解し、操作に慣れてもらうまでフォローしなくてはなりません。

介護記録にかかわらず、組織の体制の変化や新しい物事の導入は「今までと環境が変わる」「今までにないことを覚える」といった、負担や不安を感じることが多いでしょう。そういった職員に寄り添いつつ、業務の効率化を目指していくことが大切です。

紛失や情報漏えいに注意する必要がある

タブレットは、外出先などに持ち運べる点がメリットである一方で、紛失するリスクが高まることはデメリットといえます。また紛失した場合、情報漏えいの範囲が大きくなってしまいます。

紛失しないように管理することが大切ですが、万が一に備えてID・パスワードを設定するなど、セキュリティー対策を行うことが重要です。IDやパスワードは外部に漏れないように管理し、万が一漏えいしてしまった場合の対応方法や手順を、あらかじめ確認しておかなければいけません。

コストがかかる

介護記録をタブレットで行うためには、インターネット環境や介護ソフトの導入、そしてタブレット端末の準備が必要です。また、導入するだけでなく、毎月の使用料などのコストもかかります。

インターネット環境の整備や、端末代などの初期費用に加え、毎月発生する料金を支払うため、「業務の負担が減った」「効率が良くなった」など見合った効果が感じられない場合は、ただ毎月コストがかかってしまうだけとなってしまう可能性があります。

導入する際は、しっかりと運用方法を考え、定期的に業務が効率化されているかどうかを確認していかなければなりません。

介護現場におけるタブレットの活用方法

介護記録の入力だけでなく、タブレットを導入した際にどのような活用方法が考えられるでしょうか。タブレットに備わっている機能を生かす方法を紹介します。

カメラ機能を活用する

タブレットにはカメラ機能が付いています。もし利用者に傷や褥瘡（じょくそう）があり、その状態を言葉で説明するのが難しい場合は、カメラ機能を使って記録に画像を添付することで情報が充実した記録を作成できます。

また、実際の皮膚状態を映像で共有することは、ケアマネジャー、医師や看護師などの多職種連携もスムーズに行えます。

ただし、利用者の状態を写真に収める際には、個人情報保護に注意しなくてはなりません。あらかじめ、どのような場合に写真を撮影し、使用するのか利用者や家族に説明し同意を得るようにしましょう。

音声入力を活用する

タブレットには音声入力の機能が備わっています。サービス提供中で手が離せないタイミングや、タブレットでの直接入力よりも音声入力の方が早い場合などは、音声入力機能を活用することで記録の作成時間の短縮につながります。

また、担当者会議や委員会の会議など、多くの人が発言する際にはボイスレコーダーとしての機能も果たします。手書きでメモを取ると聞き漏らしや書き漏らしの可能性がありますが、音声入力であれば、後からその内容を見返し、漏れのない報告書が作成できます。

会議の場で音声入力、ボイスレコーダーとして活用する際は、参加者に一言、その旨を説明して同意を得ることで、不快感を与えずに済むでしょう。

介護現場に導入するタブレットの選び方

介護現場にタブレットを導入する際、どういった基準で選べばいいか迷ってしまうかもしれません。タブレットを購入したものの、思っていたような使い方ができないと、コストだけがかかってしまうことになりかねません。ここでは、タブレットを導入する際の選び方について解説します。

介護ソフトが使えるか

介護現場にタブレットを導入する際に、介護ソフトとセットで考えている事業所が多い傾向にあります。その場合は判断基準として、「タブレットやスマートフォンで使える介護ソフト」を選ぶのがいいでしょう。

介護ソフトにもさまざまな種類があり、全てがタブレットやスマートフォンで使えるわけではありません。そのため「タブレット対応」や「スマートフォン対応」という点を確認する必要があります。

また、タブレットの中には「Wi-Fiモデル」や「セルラーモデル」という型式の違いがある機器も存在します。外出先で介護ソフトを使用したい場合は、タブレット自体がインターネット通信できる「セルラーモデル」を選択してください。

料金は予算の範囲内か

タブレットを導入する際、機器をレンタルして使用するのか、購入して使用するのかによって初期費用や月々の利用料金に違いが生じてきます。導入するに当たり、まずはどの程度の予算を組むのか計算しましょう。

毎月かかる費用には、端末をレンタルする場合はレンタル料金、月々の通信料、その他オプションで端末の故障サポートなどに加入する場合は、その料金が発生します。
導入したけれど、料金が高く継続して使用できない、とならないように注意しましょう。

サポート体制は充実しているか

タブレットを導入する際、それに対応した介護ソフトの導入を検討することになります。介護ソフトのメーカーの中には、タブレット導入のサポートや操作サポートを行ってくれる会社もあります。サポート内容、方法もメーカーによって違うため導入の際は確認が必要です。

また、サポートを依頼する際、別途料金が発生する場合もあります。実際に導入したものの操作方法が分からなければ、業務効率化を図ることはできません。

介護ソフトのメーカーによっては、無料体験期間などを設けている会社もあります。実際に導入を検討する前に、介護ソフトに触れてみるのもいいかもしれません。

タブレットの相場価格

タブレットを導入する際の相場価格は、レンタルの場合は3,000〜8,000円、購入の場合は10〜20万円と、価格に幅があります。介護ソフトのメーカーによっては、その会社からタブレットをレンタルできる会社もあります。

レンタルの場合、月々支払う料金が抑えられるため、一度に出費する金額は高くありません。しかし、レンタルする期間によっては、購入した方が安くなる場合もあります。

タブレット導入の際は、どのくらいの期間使用する予定で何台導入する予定なのか、購入するかレンタルにするかを、導入前にしっかり検討してください。

介護記録を記入するにはタブレットでなくスマホでもよい？

介護記録を入力する際には、タブレット以外にスマートフォンも候補に挙げられます。タブレット、スマートフォンどちらにもメリット・デメリットがあるため、それぞれの特徴を捉え、事業所の使用方法に合った端末を選択しましょう。

タブレットの特徴

タブレットの特徴は画面の大きさで、これが一番のメリットです。記録の詳細を確認しやすく、画面が大きいため介護記録以外のアプリケーションも同時に使用できます。また、目にかかる負担も軽減できるでしょう。

デメリットは、スマートフォンに比べて端末自体が大きいため、持ち運びに不便なことが挙げられます。小さいサイズのタブレットでも画面の大きさは7インチ程度あり、画面の小さいタブレットを使ったとしてもメリットを生かせなくなるでしょう。

タブレットの導入を検討する際は、どこで使用し、屋外へ持ち出すかどうかも視野に入れて検討してください。

スマホの特徴

スマートフォンの特徴は、小型で持ち運びに便利であることです。またタブレットに比べ、普段でもスマートフォンを使用することが多いため、導入に抵抗がなくスムーズであることもメリットでしょう。

デメリットとしては画面が小さいため、介護記録の入力や確認の際に記録が見づらいという点が考えられます。また、職員個人のスマートフォンに介護記録のソフトを入れてしまうと、個人情報の取り扱いにより一層の注意が必要です。

まとめ

介護記録は、利用者の生活の様子や状態を利用者家族や多職種で共有したり、自分たちが提供したケアの証明になったりと、とても意味のあるものです。負担に感じられ、後回しになりがちな介護記録を効率良く入力することができれば、利用者と関わる時間を増やし、ケアの質の向上へとつながります。

介護ソフト「まもる君クラウド」では、介護記録をタブレットやスマートフォンで入力でき、無料体験も設けています。インターネット環境の整備、介護ソフトや端末の準備など段取りが必要ですが、まだ介護ソフトやタブレットを導入していない事業所は、ぜひ検討してみてください。