介護事業所を運営するにあたって「介護ソフト」は必要不可欠です。行政からも介護現場のIT化やICT化が強く推奨されており、今まで介護ソフトを導入していなかった場合でも将来的に導入を検討している事業所も多いのではないでしょうか。

しかし、介護ソフトは多種多様で機能面や価格帯などかなりの数があります。そのため介護ソフトについて正しく理解したうえで、事業所にとって最適なソフトを選定する必要があります。

本記事では介護ソフトを選定するにあたり「介護ソフトで何ができるのかイマイチ理解していない」「数が沢山あって何が何だか分からない」といった方向けに介護ソフトの基本的な知識やタイプ、価格帯まで分かりやすく解説していきます。

介護ソフトとは？

介護ソフトとは、介護施設や事業所での業務を効率化するために使用されるソフトの事です。「介護請求ソフト」や「介護記録ソフト」など一部機能に特化したソフトもありますが、それらもまとめて介護ソフトと呼ばれており、主に国保連合会への介護報酬の請求や介護記録の作成・管理、ケアプランや介護計画書の作成に対して用いられることが多いです。

介護ソフト導入のメリット

介護ソフトを導入する事で多くのメリットがあります。

• 業務の効率化
  介護ソフトを導入することにより、単位数や利用者の負担額を自動計算することが可能です。複数の情報を同時に管理することができるため、何度も同じ作業をする手間を減らし業務効率を向上させられます。
• ペーパーレス化
  介護現場では日々のケアの記録や報告書、請求書など多くの紙を利用しますが、災害時の消失のリスクやコストカットの観点からペーパーレス化が推奨されています。それらの業務を網羅する介護ソフトを導入することでペーパーレス化を図ることが可能です。
• 人件費の削減
  介護ソフトを導入することで今まで人為的に行っていた業務を効率化でき、結果的に人件費の削減に繋がります。
• 人為的ミスの削減
  介護現場では日々の実績を請求に反映させたり、介護記録を報告書に写したりなど多くの転記作業や計算が必要となりますが、手作業で行うと人為的ミスが発生し、データの整合性が取れなくなる場合があります。介護ソフトによっては情報の一元管理ができ、人為的ミスを削減することが可能です。
• ケアの品質向上
  事務作業を効率化することにより本来のケアに充てる時間を増やすことができ、サービスの品質向上に繋がります。

介護ソフト導入のデメリット

介護ソフトの導入に際して懸念すべき点もいくつかあります。

• ランニングコストが発生する
  介護ソフトは基本的に費用が発生します。料金体験はソフトによって様々ですが毎月のランニングコストを必要とするケースがほとんどです。価格帯はソフトによって異なる為、費用対効果をしっかりと検討する必要があります。
• 操作方法を覚える手間がある
  当然介護ソフトを導入するだけでは意味がなく、日々の業務に落とし込みしっかりと運用する必要があります。その為にも操作方法を覚えるために一定期間を要します。介護ソフトの検討の際には操作性やサポート体制も重要となります。
• 現場職員の理解が必要
  日常業務で介護ソフトを利用する場合、複数の職員で介護ソフトを利用する事が考えられます。検討の際に十分な理解を得られないまま導入してしまうと、現場からの反発が生まれ、逆に業務が上手く回らなくなる可能性があります。

介護ソフトの対応業務

あらゆる業務に対応できる介護ソフトですが全てのソフトが全機能に対応している訳ではありません。介護保険請求や介護記録のみ対応のソフトから、請求・記録・計画書を一気通貫で管理できるソフトまで様々ですが、基本的に機能が豊富になると介護ソフトの料金も高額になる傾向があります。

まずは介護ソフトで何ができるのかを把握し、事業所にとって必要な機能を検討しましょう。

国保連請求

毎月1日〜10日までに国保連合会へ行う請求業務です。単位数の計算や利用者負担額の計算など煩雑な作業が多く、手作業で行うと人為的ミスが起きやすい業務になるため、最も介護ソフトが必要となる領域になります。

国保連請求に対応している介護ソフトでは給付管理や保険請求額の集計業務を行え、付随してサービス利用票（提供票）・別表の作成や実績報告書の作成が行えるソフトもあります。

利用者請求

介護保険における自己負担分の請求業務です。国保連請求を行えるソフトでは利用者請求額の計算も同時に行えるものがほとんどですが、介護保険外サービス（昼食代や飲み物代など）についてはソフトによって対応の幅が異なります。
また、利用者へお渡しする請求書や領収書の発行が可能な介護ソフトもあります。

介護記録

介護サービスを提供した際のサービス内容や利用者の健康状態、業務日誌や連絡帳などの作成業務です。特定のフォーマットがないことがほとんどのため、介護ソフトによって出力される帳票や記録方法は様々です。
また、介護記録にしか対応していない介護ソフトもある為、請求業務と一元管理を行いたい場合は注意が必要です。

計画書作成

利用者の状況や家族の要望などを把握しサービス提供の計画書を作成する業務です。多くの介護ソフトでは行政の公表しているフォーマットに対応していることが多く、それ以外にも独自のフォーマットが用意されていることもあります。
また、介護ソフトによっては計画書の複製機能や更新日の管理機能が付いている場合もあります。

シフト作成

職員のシフト作成やシフト管理業務です。介護職では日勤や夜勤、早番、遅番など様々な勤務形態があるためそれぞれの形態に合わせたシフト作成が必要となります。
介護サービス向けの勤怠管理ソフトもありますが請求機能などが付いていない場合がほとんどです。

給与計算

介護事業所での給与計算では職種や提供サービスによる賃金額の違いや、処遇改善加算などによる給与額の変動もあるため複雑化しやすい業務になります。シフト作成機能と付随して給与計算機能が付いている場合がほとんどです。

集計業務

事業所全体の経営状況を把握するためには、集計業務も欠かせない業務となります。それ以外にも加算減算の算定や実地指導のためにも何かと集計が必要となる場面があります。
請求機能のある介護ソフトではサービスの提供状況や加算の算定回数、取得単位数を自動で集計する機能が付いている場合もあります。

科学的介護情報システム（LIFE）

厚労省の行っている科学的介護情報システム（LIFE）への情報提供を行うことで算定できる加算がいくつかあります。
基本的にはLIFEシステムへ直接入力することが可能ですが、LIFEに対応している介護ソフトを利用していれば、介護ソフト内で作成した帳票をそのままLIFEへ取り込むことができるため、重複してLIFEへ入力する手間を省く事が出来ます。

ケアプランデータ連携システム

国保中央会が推奨しているケアプランデータ連携システムを利用する事でケアプランや実績情報などをインターネット上でやり取りすることが可能です。
しかし、ケアプランデータ連携システムを利用するためには双方の事業所で対応した介護ソフトを導入している必要があります。

介護ソフトの運用方法

介護ソフトを運用するにはパソコンが必要となりますが、運用方法は介護ソフトがクラウドタイプなのかパッケージタイプなのかで大きく分かれます。
基本的にクラウドタイプはネットの環境があればどこからでもアクセスできるのに比べ、パッケージタイプはパソコンに直接インストールするため、決まったパソコンでしか操作することができません。

クラウドタイプ

クラウドタイプとは、インターネット上にあるシステムを利用する介護ソフトです。その為ソフトウェアの購入やパソコンへのインストール作業は必要なく、毎月の利用料が必要となる事がほとんどです。インターネットを経由し利用するためインターネット環境が必須となりますが、ネットが繋がれば外出先やスマートフォン、タブレットで利用する事も可能です。
介護ソフトの更新があった際に自動的に最新の状態となるため、面倒な更新作業が不要で、比較的低コストで導入できる事が多いため、近年ではクラウドタイプの介護ソフトが主流となってきています。

パッケージ（オンプレミス）タイプ

パッケージタイプとは、ソフトウェアを購入しパソコンへインストールして利用する介護ソフトです。インストールのされているパソコンでしか操作出来ないことが多く、複数台で利用する場合は台数分のソフトウェアを購入する必要があります。ただ、介護ソフトによっては一部機能をクラウドタイプで提供している場合もあります。（記録アプリなど）
また、法改定などでバージョンアップがあった際には更新作業が必要となり、別途更新費が発生する場合もあります。

介護ソフトの料金体系

介護ソフトは基本的に毎月の基本料金を支払い利用するケースがほとんどです。

ただ、介護ソフトによっては高額なソフトを5年間で分割して支払うケースや、システム利用料として毎月の基本料金を支払うケースもあります。
その他にも導入時に発生する初期費用や、システムの保守に関わる保守費用、バージョンアップがあった際の更新費用が必要となる場合もあります。

基本料金（月額1万円～５万円ほど）

介護ソフトを利用するにあたって必要となる料金です。

クラウドタイプの介護ソフトは月額制である事がほとんどで、パッケージタイプの介護ソフトは数百万のシステム代を5年で分割し支払う場合もあります。
また、月額料金については定額制の介護ソフトのほかに、利用者や職員数によって月額料金が変動する従量課金制もあります。ただ、事業規模が大きくなると料金負担も増えるため注意が必要です。

初期費用（無料～数百万円）

介護ソフトを導入する際に初期に必要となる料金です。

ソフトのインストール作業やセットアップなどを行う費用になり、導入時のみに発生しますが、全ての介護ソフトで初期費用が必要になるわけではなく、インストール不要のソフトや無料でセットアップを行っている介護ソフトでは初期費用を無料で導入することも可能です。

保守費用（無料～数万円）

介護ソフトを運用するうえでメンテナンスやサポートに必要となる費用です。

保守費用が発生する介護ソフトでは、必ず必要となる事がほとんどですが、サポートを行わない事を条件に保守費用が無料となるソフトもあります。
しかし、介護ソフトを運用するうえでソフト会社からのサポートは必要不可欠なため、あまりおすすめは出来ません。また、介護ソフトによっては保守費用が基本料金に含まれている事もあります。

更新・バージョンアップ費用（無料～数万円）

システムの改善、機能追加などの際に必要となる更新・バージョンアップ費用です。

介護ソフトによって頻度は様々ですが、３年に一度行われる介護報酬改定のタイミングでは更新が必要となるケースがほとんどです。こちらも介護ソフトによっては無料で更新・バージョンアップを行えることもあります。

まとめ

介護ソフトとは様々な介護業務を効率化しコスト削減や人件費の削減、介護サービスの品質向上など様々なメリットがあります。特に毎月必要な介護保険請求については非常に煩雑な計算が求められ、手作業での計算だと人為的ミスが起きやすいため、介護ソフトの導入が必要不可欠となります。

ただ、介護ソフトによって運用方法が異なっていたり、機能や価格帯も様々なため事業所にとって必要な機能やコストパフォーマンスに気を付け選定を行う必要がございます。

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