通所介護（デイサービス）の事業所数は年々減少し、業界全体で深刻な問題を抱えています。その要因には、人手不足や物価高の影響があり、特に介護現場ではICT化が進まず、業務の効率化が遅れています。

そこで、通所介護（デイサービス）向けソフトを導入することで、業務の効率化や記録ミスの減少など、多くのメリットが得られることが期待されています。

本記事では、通所介護向けのソフトを選ぶ際に重要なポイントや、導入によって得られる具体的な効果について詳しく解説します。これからソフトの導入を検討している通所介護事業所の方々にとって、役立つ情報を提供しますので、ぜひご参考ください。

通所介護ソフトとは？

通所介護向けソフトとは、通所介護の事業所に特化したソフトのことです。

通所介護の現場では、他の介護サービスと同様に介護保険の請求業務に加え、食事介助や入浴介助、個別機能訓練の記録業務や、計画書、モニタリングの作成など、通所介護特有の業務もいくつか存在しています。

これらの業務を手作業で行うと、作成に時間と労力がかかるだけではなく、記入ミスや管理ミスのリスクも高まります。

通所介護向けソフトを活用することで、業務の効率化と正確性の向上が期待できます。

通所介護ソフトの主要機能とその選定ポイント

通所介護向けソフトには、業務を円滑に進めるためのさまざまな機能が搭載されています。これらの機能は、業務の効率化だけでなく、サービスの質向上にも貢献します。

たとえば、利用者情報の一元管理により、スタッフが迅速に必要な情報にアクセスできるようになります。また、介護記録のデジタル化や請求業務の自動化によって、手作業によるミスを防ぎ、業務負担の軽減が可能になります。

しかし、事業所の課題解決に合わないソフトを導入すると、余計なコストがかかるだけでなく、業務負担が増える可能性もあります。まずは通所介護ソフトにどういった機能があるのかを理解し、ソフトの検討に役立ててください。

以下で、主要な機能について詳しく説明します。

利用者情報の管理

通所介護ソフトでは、利用者の基本情報、健康状態、ケアプランなどをデータベース化し、一元管理できます。紙ベースでの管理と比較して、情報の検索性が向上し、迅速な対応が可能になります。

また、通所介護ソフトによっては、利用者の画像を一緒に登録できるため、情報管理をより分かりやすくすることができます。

介護記録のデジタル化

デイサービスでは、サービスの提供記録、送迎の記録、業務日誌、連絡帳など多くの記録業務が必要となります。また、個別機能訓練加算や入浴介助加算などを算定している場合は、必要に応じてより詳細な記録を必要とされることもあります。

これらの介護記録は運営基準や加算の算定要件にも含まれており、通所介護事業所側がサービスを提供した証拠にもなります。

通所介護ソフトによっては、介護スタッフがタブレットやパソコンを使ってケアの記録を入力できる機能を備えています。リアルタイムでの記録が可能になり、記入漏れやミスを防ぐことができます。

通所介護計画書作成

通所介護計画書をシステム上で作成し管理することができます。

Excelで計画書を作成している事業所も少なくはないかと思いますが、情報の連動性や、管理のしやすさ、様式変更があった際のメンテナンスなどを考えると、管理コストの面から見てもソフト内での管理がおすすめです。

また、通所介護計画書はケアプランの更新に合わせて新たに作り直す必要があるため、過去の計画書を見返したり、転記作業が必要となる場面が多くあるかと思います。

システム上で管理をしていれば、紙の管理に比べて過去の計画書を見つけやすく、複製機能のあるシステムなら転記ミスを防ぎ、計画書の作成にかかる時間を大幅に削減できます。

請求業務の効率化

通所介護事業所の売り上げに直結する請求業務は、最も気を付けなければならない業務のひとつです。

通所介護サービスは、利用者の介護度やサービスの提供時間、通所介護事業所の事業規模によってサービスコードが異なります。

請求機能を有しているソフトであれば、そういった条件に応じたサービスコードを自動で抽出し、複雑な単位数の計算も自動で行うことができます。

これにより手作業によるミスを防ぎ、請求漏れのリスクを軽減できます。

家族との情報共有

利用者のご家族に向けて、日々の介護記録やサービス利用状況を共有できる機能があるソフトもあります。これにより、利用者の健康管理や安心感の向上につながります。

科学的介護情報システム（LIFE）

通所介護ソフトでは科学的介護情報システム（LIFE）への対応が重要な要素となります。

通所介護は、他の介護サービスと比べても、科学的介護情報システム（以下、LIFE）を活用することで算定できる加算が数多くあります。しかし、これらの加算を算定するためにはLIFEに指定の情報を登録し、厚労省へ情報提供する必要があるため、事務負担の増加を理由に加算算定を諦めている事業所もあります。

LIFE対応の通所介護システムなら、システム上で作成した計画書の内容を、そのままLIFEへ登録出来るため、同じ内容を転記する必要がなく、事務負担を増やさずに、より上位の加算を算定することができます。

ケアプランデータ連携システム

ケアプランデータ連携システムとは今までFAXや郵送で行っていたケアプランのやり取りをネット上で行えるよう、令和５年４月に国保中央会がスタートさせたシステムです。

ケアプランデータ連携システムの導入には年額21,000円が必要になるものの、都道府県ごとに導入を促進するための補助金や、コンサルティングを行うなど、国全体で普及率を挙げる動きがあります。

しかし、ケアプランデータ連携システムの利用には居宅介護事業所側とサービス事業所側の双方でシステムを運用している必要があり、システムを利用するためには、対応した通所介護ソフトを導入する必要があります。

通所介護ソフト選定時に押さえておくべき重要な機能とは？

通所介護（デイサービス）向けソフトを選ぶ際には、業務に適した機能を備えているか、コストが適切か、操作が簡単かなど、さまざまな視点で検討する必要があります。

特に、介護スタッフが日常業務で使用するため、直感的な操作が可能かどうかが重要です。また、導入後のサポート体制が充実しているかも、安心して運用する上で欠かせないポイントです。

以下では、ソフト選定時に考慮すべき具体的なポイントについて解説します。

操作性と現場での使いやすさ

業務効率化のために導入した通所介護ソフトでも、現場の職員が使いこなせなければ、かえって業務効率が悪化したり、最悪の場合職員のストレスの原因となり退職に繋がるケースもあります。

そのため、現場の介護スタッフがスムーズに利用できるかどうかが重要です。直感的な操作が可能か、タブレットやスマートフォンでも使いやすいかを確認しましょう。

クラウド型かパッケージ型か

通所介護ソフトには、パソコンに直接インストールして使用するパッケージ型か、インターネットを介して使用するクラウド型の２つに分けられます。

パッケージ型の通所介護ソフトは、決まったパソコンでしか操作できないため、セキュリティに強い半面、パソコンの台数を増やす際に追加料金がかかったり、バージョンアップなどの作業を自身で行う必要があります。

一方、クラウド型の介護ソフトは、インターネットの環境さえあればどこからでも操作が可能です。そのため、パソコンの台数制限がなくスマホ・タブレットからでも操作ができるといった利点があります。

事業所の規模や課題に合わせてどちらのソフトの方が適しているのかを決めていきましょう。

導入コストとランニングコスト

ソフトの価格は、買い切り型と月額課金型で異なります。初期費用と運用コストのバランスを考慮し、予算に合ったものを選ぶことが大切です。

先述したパッケージ型とクラウド型でも料金体系が異なります。パッケージタイプの通所介護ソフトはいわゆる買い切り型になることが多く、数百万のシステムを３～５年に分割して支払います。

サポート体制と導入後のフォロー

ソフト導入後のサポート体制も重要なポイントのひとつです。

サポート体制はソフト会社によって様々ですが、コールセンター業務を外部の会社に委託している場合もあります、質問内容によっては窓口の担当では解答を貰えず、担当の部署に回される事もあるため、解決に時間を要することもあります。

自社で開発とサポート業務を行っている会社もあり、その場合は比較的スピーディな対応が期待できます。特に介護保険の請求期間中は、問い合わせが集中しやすいため、日頃の電話の繋がりやすさに加え、請求期間中の対応も確認しておくといいでしょう。

サポート体制については比較が難しい部分なので、介護ソフトの口コミサイト等を活用し、実際にソフトを利用した事業所の声を参考に比較するようにしましょう。

他ソフトとの連携

通所介護ソフトによって対応している機能は様々です。

仮に、請求機能と記録機能を別々のソフトで管理している場合は、利用者の情報やサービスの利用状況などを、２ソフトで管理するため、全く同じ情報を何度も入力する必要があります。業務ごとにソフトが分かれてしまう場合は、他ソフトとの連携がどこまでできるのかを確認しておくといいでしょう。

また、ひとつのソフトで請求や記録、計画書などに対応している場合は、複数ソフトを導入する必要がなく、同一ソフト内なので連携にも長けている特徴があります。

法改正への対応状況

介護業界は３年に１度法改正が行われます。単位数の変更や、サービスの追加削除などで介護保険請求に直結する部分となるため、通所介護事業所の運営に直結する部分と言えるでしょう。

しかし、法改正への対応は各ソフト会社が進めているため、対応スピードやその質はソフト会社によって異なるため、導入前に各社へ問い合わせて確認しておきましょう。

また、パッケージ型のソフトだと法改正に伴って、ソフトの買替やバージョンアップの作業が必要になる場合もあります。クラウド型のソフトであれば、買い替えやバージョンアップの作業が不要な事が多いので、法改正の際でも安心して使うことができます。

通所介護（デイサービス）ソフト導入事例の紹介

通所介護（デイサービス）ソフトを導入した事業所では、業務の効率化やサービスの質向上など、さまざまなメリットが得られています。特に、介護記録のデジタル化や請求業務の自動化は、スタッフの負担軽減につながっています。

導入事例を参考にすることで、自社に適したソフト選びのヒントを得ることができます。

成功事例から学ぶポイント

実際にソフトを導入した事業所では、どのような課題が解決されたのかを知ることで、自社に適したソフト選びの参考になります。

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まとめ

最適な通所介護（デイサービス）ソフトを選ぶためには、自社の業務課題を明確にし、それを解決できる機能を持つソフトを導入することが重要です。導入前には、操作性やサポート体制をしっかり確認し、実際の導入事例を参考にすることをおすすめします。