「ケアプランデータ連携システム」を知っていますか？

介護保険では居宅介護支援事業所と介護サービス事業所との間で、サービス利用表やケアプランなどは紙ベースでのやり取りが主でした。その中で、互いの業務負担を軽減するために導入されたのが「ケアプランデータ連携システム」です。厚生労働省が主導して、2023年4月から導入が始まりました。

ここでは、ケアプランデータ連携システムとは何か、システムの特徴、導入のメリット、利用の際の注意点を説明していきます。

ケアプランデータ連携システムとは？

ケアプランデータ連携システムとは、居宅介護支援事業所と介護サービス事業所がインターネット上でやり取りができるツールです。

従来、介護保険を利用する際、居宅介護支援事業所からケアプランが紙ベースで介護サービス事業所へ渡され、依頼を受けた介護サービス事業者も紙で事業所の計画書を渡していました。また居宅介護支援事業所は、各介護サービス事業所へ「サービス提供票」というサービス調整した毎月の予定票を渡して互いに確認するなど事務量が多く、業務が圧迫されていた事業所も多々あったのです。

ケアプランデータ連携システムが導入されてからは、それぞれがインターネット上でやり取りし、事業所数分のコピーや書類作成がなくなったため、郵送や送付の事務量も削減されました。さらに、同じことを何度も繰り返すことにより入力ミスなども課題でしたが、データでのやり取りのためミスも少なく、円滑にサービス調整ができるようになっています。

現時点ではケアプランデータ連携システムは義務付けられていない

ケアプランデータ連携システムは2023年から始まったばかりのため、便利なツールではありますが、現在のところ義務付けられてはおらず、導入の有無は介護事業者に任されています。

しかし、介護事業者の事務量は年々増加傾向にあるため、今後は義務化される可能性が高いでしょう。

ケアプランデータ連携システムの特徴

ケアプランデータ連携システムの特徴は、①給付事務作業の削減、②連携作業の標準化や一元化、③事業費コストの削減が挙げられます。ここでは、システムの仕組みや費用の目安について見ていきましょう。

ケアプランデータ連携システムの仕組み

ケアプランデータ連携システムでは、居宅介護支援事業所から介護サービス事業所へ渡されるケアプランや提供票のデータを介護ソフトで作成し、連携システムにて送受信が可能となります。介護サービス事業所も同様に、連携システムによってデータを確認・保管することができます。

併せて、サービス事業所は居宅介護支援事業所から届いた提供票を介護ソフトへ取り込み、その提供票の予定を元に、実績を登録し、居宅介護支援事業所へサービスの提供実績として戻します。

これらの仕組みにより、居宅支援事業所と介護サービス事業所間でインターネット上の連絡ツールとして利用されています。

ケアプランデータ連携システムにかかる費用の目安

連携システムの利用には、1事業所番号ごとにライセンス料が月額1,750円、ケアプランデータ連携システム用の電子証明書発行手数は無料です。ライセンス料の支払い方法は1年単位のため、2万1,000円を支払う必要があります（全て税込）。

参考：国民健康保険中央会「ケアプランデータ連携システムについて」

支払い方法は、国民健康保険団体連合会（国保連合会）に請求し、請求する介護給付費からの差し引きが可能です。また、請求書送付による口座振込にも対応しています。

その他の利用料金として、介護ソフトの利用料金がかかります。通常介護保険では、ケアプランや提供票を作るに当たって多くの事業所が介護ソフトを導入しています。データ連携システムを追加利用することになるため、介護ソフト会社への追加料金が必要です。​料金は介護ソフト会社によって異なりますが、1カ月5,000円～3万円程度といわれています。

ケアプランデータ連携システムのメリット

ケアプランデータ連携システムの最大のメリットは、業務の軽減、事務費の削減など費用効果が期待できるところです。具体的には、以下のことが挙げられます。

業務の効率化を図れる

ケアプランデータ連携システムを導入すると、居宅事業所と介護サービス事業所間のやり取りが全てオンライン化され、それぞれ事業所で働いている介護従事者の事務量が軽減されたことは統計からも立証されています。

導入前まで紙ベースで月に何度もやり取りしていたものが、オンライン上でできるため、印刷や郵便といった煩わしい業務がなくなり、効率化が図れます。

コスト削減を期待できる

データ連携システムを導入することでインターネット上でやり取りができ、紙ベースで行っていた印刷や郵便などの業務がなくなります。利用者数に応じた封筒など必要な物品の経費を考えると、大幅なコスト削減が期待できます。

また業務量が多いことから、介護従事者への負担も少なくありませんでした。福祉業界もまだまだ人手不足が続いています。ケアプランデータ連携システム導入により、業務負担が軽減されることで介護人材の新規確保や定着率向上につながる上、人件費のコスト節減も期待できます。

ケアプランデータ連携システムの導入フロー

ケアプランデータ連携システムを導入するに当たっては、電子証明書の確認、ライセンスの利用申請、ソフトのインストール、データ連携システムに対応した介護ソフトの導入が必要です。1つずつ解説していきます。

電子証明書の確認

ケアプランを送信するためには、介護保険請求に利用している電子証明書が必要です。対応していない場合はケアプランデータ連携システムをすぐに利用できません。電子証明書がない場合、電子証明書の発行申請をダウンロードしてください。

ライセンスの利用申請

ケアプランデータ連携システム専用のサイトから、利用申請します。電子・請求受付システムの「ユーザーID」と「パスワード」を入力し、表示された利用規約に同意することで申請できます。

国民健康保険中央会が提供するソフトのインストール

ケアプランデータ連携システムは、介護事業所に設置される「ケアプランデータ連携クライアント」と運用センターに設置される「ケアプランデータ連携基盤」から構成されています。

利用するためには、「ケアプランデータ連携クライアント」ソフトを国民健康保険中央会（国保中央会）のウェブサイトからダウンロードし、介護事情所のパソコンへインストールします。

標準仕様に準拠した介護ソフトの導入

ケアプランデータ連携システムを利用するためには、標準仕様に準拠した介護ソフトの導入が必要です。日々の業務で利用している介護ソフトが対応しているかどうか、確認しましょう。

国保中央会のベンダー試験に合格した介護ソフトはホームページで公開されているので、参考にしてください。

ケアプランデータ連携システムの業務フロー

ケアプランデータ連携システムの利用準備が完了したら、運用センターに設置されるケアプランデータ連携基盤を介して、運用が開始できます。

居宅介護支援事業所での業務フロー

居宅介護支援事業所からケアプランデータ予定ファイルを送信する場合は、以下の方法で行います。

1. 介護ソフトでケアプランデータ予定ファイルを作成、CSVファイルとして出力（保存）
2. 出力（保存）したケアプランデータ予定ファイルをデータ連携クライアントにアップロード
3. ケアプランデータ連携クライアントからケアプランデータ連携基盤へ送信（電子証明書は自動で付与される）

介護サービス事業所からのケアプランデータ実績ファイルを受信する場合は、ケアプランデータ連携基盤を通じて、介護サービス事業所が作成したケアプラン実績ファイルを介護ソフトに取り込んでください。

介護サービス事業所での業務フロー

介護サービス事業所がケアプランデータ予定ファイルを受信する場合は、以下の方法で行います。

1. ケアプラン連携クライアントを操作し、最新情報を確認し、ケアプランデータ連携基盤から受信（ケアプランデータ連携基盤からケアプランデータ連携クライアントの通信は暗号化されて通信が行われる）
2. ケアプランデータ連携クライアントからケアプランデータ予定ファイルをダウンロード
3. ダウンロードしたケアプランデータ予定ファイルを介護ソフトに取り込み確認

居宅介護支援事業所へケアプランデータ実績ファイルを送信する場合は、ケアプランデータ実績ファイルをCSVファイルとして作成し、ケアプランデータ連携基盤へ送信します。

参照：「ケアプランデータ連携システム」の概要等の周知について（情報提供（Ver.2））

ケアプランデータ連携システムを利用する際の注意点

ケアプランデータ連携システムは、居宅介護支援事業所、介護サービス事業所にとって負担となっている事務作業の効率化が図れますが、利用する際の注意点があります。それは、どちらか片方だけがケアプランデータ連携システムを導入していても、利用ができない点です。居宅介護支援事業所側、介護サービス事業所側の両方が導入していなければ成り立たないからです。

居宅介護支援事業所も、多くの介護サービス事業所と連携してサービス調整を行っています。介護サービス事業所も同様に、複数の居宅介護支援事業所から依頼を受け、サービスを提供しています。ケアプランデータ連携システムの導入は事業者に任せられているため、利用する事業所と利用しない事業所が混在すると、業務負担になる恐れもあるので気をつけましょう。

ケアプランデータ連携システムに対応している介護ソフト

ケアプランデータ連携システムに対応している介護ソフトは、厚生労働省が定めた標準仕様に準拠したシステムのことを指します。国保中央会のベンダー試験に合格した介護ソフトはホームページで公開されているので、一部を紹介します。

まもる君クラウド｜株式会社インタートラスト

「まもる君クラウド」は、株式会社インタートラストのクラウド型の介護ソフトです。対応サービスは、居宅介護支援、通所サービス、訪問サービス、リハビリテーション、福祉用具貸与、小規模多機能型居宅介護です。

以下のような特徴があります。

①初期費用やサポート費用が無料

事業所ごとに月額定額制のため、月額7,800円（税抜）から利用できます。利用者や職員の増減によって利用料金の変更はありません。サポートやバージョンアップ費用も無料です。

その他、予防給付サービス、総合事業サービス、ケアプランデータ連携システム、科学的介護情報システム（LIFE）にも無料で対応しています。

➁記録から請求までの機能が充実

介護記録はタブレットでタッチ操作が可能です。介護記録から請求まで対応しており、機能が充実しています。

③クラウド対応

クラウド対応しているため、外出先でも入力ができます。外出先でも利用ができて便利なシステムです。

④ケアプランデータ連携に対応

ケアプランデータ連携に対応していており、異なる介護ソフト間でもデータのやりとりが可能です。追加料金もかからないため、安心して利用できます。

ケア樹｜株式会社グッドツリー

「ケア樹」は、株式会社グッドツリーのクラウド型介護ソフトです。居宅系サービス、施設系サービス、通所系サービスなど介護福祉サービス全般で利用できます。

以下のような特徴があります。

①導入料金が安い

ケア樹の料金体系は、「事務手数料＋月額費用＋各種オプション」で構成されています。月額料金は基本0円のため、サポートなどのオプションを付けなければ月額費用は発生しません。確実に料金としてかかるのは、年毎にかかる「事務手数料」と、初回のみかかる「アカウント開設費」です。

➁タブレット運用中心

ケア樹は、iPad中心の運用を展開しています。パソコンでも利用できますが、iPadには専用のアプリが入るため入力しやすく、使い勝手がよいでしょう。

③クラウド対応

クラウド対応しているため、外出先でも入力ができます。外出先でも利用ができて便利なシステムです。

④ケアプランデータ連携に対応

国保中央会が行っているケアプランデータ連携支援に合格しているので、安心して利用できます。

ケアカルテ｜株式会社ケアコネクトジャパン

「ケアカルテ」は、株式会社ケアコネクトジャパンのクラウド型介護ソフトです。介護老人福祉施設や介護老人保健施設をはじめとする入所サービス、通所サービス、訪問サービス、地域密着型サービスなどに対応しています。

以下のような特徴があります。

➀記録業務が簡単

記録業務に力を入れている介護ソフトです音声やモバイルで簡単に記録入力したり、リアルタイムで情報共有したりができます。

➁対応サービスの領域が広い

居宅サービスの他、介護サービスと障害サービスの両方に対応しています。対応サービスが幅広く、複数の事業所を持っている大規模法人でも同じものが利用できます。

③クラウド対応

クラウド対応しているため、外出先でも入力ができます。外出先でも利用ができて便利なシステムです。

④ケアプランデータ連携に対応

国保中央会が行っているケアプランデータ連携支援に合格しているので、安心して利用できます。

まとめ

2023年4月から稼働が始まったケアプランデータ連携システムは、居宅介護支援事業所と介護サービス事業所の業務負担を軽減し、働きやすい環境を整えるためのインターネット上の情報ツールです。

介護ソフトの開発も進んでおり、対応できる介護ソフトが増えています。福祉業界は慢性的な人手不足が続いていることもあり、今後は導入する事業所がより増えていくでしょう。

ケアプランデータ連携システムは、業務の効率化とコスト削減が見込まれます。安心して働ける環境を整えるため、まだ導入していない事業所はぜひ導入を検討してみてください。