今回は、神奈川県藤沢市・湘南台駅から徒歩7分の距離にある合同会社BASECAMP様にお伺いしました。

現在、デイサービスセンターCAMPとデイサービスセンターCLASSY CAMPという機能訓練に特化した半日型の通所介護事業所を2店舗運営されております。

事業所のこだわりとして、「居心地の良さ」を追求し、「自身が通いたいと思えるデイサービス」を目指されご開設に至ったそうです。最先端のトレーニングマシンや独自の介護予防プログラム、体操など新しいことを取り入れるという事も常に意識されています。

外観や内装も細部までこだわりを感じられ、まるで古民家カフェのような洗練された空間になっております。

また、機能訓練だけでなく自家焙煎のコーヒーや季節の果物を使ったスムージーも楽しむことができ、非日常感を味わえるデイサービスです。

本インタビューでは、経営母体である合同会社BASECAMP 代表であり、デイサービスセンターCAMPの生活相談員でもある和田様、そして2024年3月に新規開設された「CLASSY CAMP」の管理者である中嶋様に、介護ソフトの乗り換えに至った経緯や決め手、実際の使用感について詳しくお話を伺いました。

事業所情報
企業名：合同会社BASECAMP
代表：和田 勝良
住所：神奈川県藤沢市湘南台1-23-19-1F
URL：http://www.basecamp3298.net/
職員数：15名
利用者数：210名(2店舗合計)
PC台数：4台
タブレット台数：2台

運用システム
通所介護システム
国保連伝送サービス「おくる君」

まもる君を導入する前はどのような介護ソフトを使っていた？

まもる君にお切り替え頂く前の状況についてお伺いしました。当時使っていたソフトを決めた理由は果たして、なんだったのでしょうか？

開設当初から信頼していたソフト

2019年6月に1店舗目をオープンする時に初めての事業所開設で行政の手続き関係など手間もかかるし、不安もあったので開業支援のサービスがついているまもる君と同じクラウド型のソフトを導入しました。その他、勤怠管理やシフト作成などのサービスもオールインワンになっているソフトだったのでしばらくは不満も全くありませんでした。

その後、厚労省からLIFE(科学的介護情報システム)の仕組みが新たに増えた際に、そのソフト会社と提携している計画書作成に特化した加算取得支援ツールもあとから追加導入しました。介護ソフトとは別に管理が必要になり費用も嵩みましたが、その分加算も取れるようになったので「まあ、これなら仕方ないか」くらいにしか当時は思っていませんでしたね。

使い慣れていたソフトから買替を検討したきっかけ

その後も特に問題なく継続利用していたようですが、とある理由がきっかけとなり買替を考えるようになったとのことです。その理由について詳しく伺いました。

二重管理による作業効率の低下

介護保険請求とバイタルや業務日誌などの管理は既存の介護ソフトで行いつつ、個別機能訓練計画書や口腔機能向上計画書は、専用のツールで作成、管理をしていた為　利用者の数が増えていくにつれて計画作成担当者の手間や負担も増えていったので管理の二重化について徐々にマイナスに感じるようになりました。

また、双方のシステムから自動でデータが連動するというような仕組みでもなかったので「これなら一緒に使わなくてもいいんじゃないか？」と違和感を覚えはじめました。

重宝していた付帯サービスの消失

二重管理による不満はあったものの、それでも使い慣れているだけでなく職員の勤怠管理やシフト作成、口座振替、ファクタリング(早期入金)などの付帯サービスも普段から重宝していたので、買替となると「全てまた1から探さなければいけない」という懸念が大きく、この時点でも買替検討はしていませんでした。

しかし、その付帯サービスの中で一番に重宝していたサービスが突如として消失してしまいました。加えてそれでも料金がその分割引されるという事も無かったため、驚きと同時に一気に不満を感じるようになりましたね。

そして、いつしか「二重管理から脱却することで作業効率を上げ、職員の負担を減らすこと」、「できるだけ多く、利用者様のケアの質を向上させていくこと」に時間を費やしていきたいと感じ、「他に良いソフトはないかな？」と漠然と考えるようになりました。

そんな中、まもる君クラウドの営業担当の方よりタイミングよく、買替の提案があったのでいい機会だから検討してみようと思い立ち、まもる君以外の様々な介護ソフトも含め、比較検討することを決めました。

比較検討の中で重要視したポイントは？

比較検討をしていくにあたって、どのようなポイントを重要視されたのか。検討の進め方などにも触れながらお話を伺いました。

必須条件は「クラウド型」

検討をし始めた時期にちょうど、都内で大規模な福祉機器展が開催されていたので参加しました。

そこでは、よく聞くメジャーな介護ソフトや初めてみる介護ソフトなど様々なメーカーが出展していたのでいくつか説明も聞いてみることにしましたが、クラウド型は必須条件だったのでクラウド型のソフトに絞り、いくつかの体験ブースで説明を聞きました。

クラウド型にこだわる理由としては、やはりネット環境さえあれば使える汎用性の高さと法改正があった際にも更新作業等が必要ないという点に魅力を感じてますね。以前勤めていた施設では、法人の都合でオンプレミス型のソフトを使用していたこともありましたが、更新作業やバックアップが大変で本当に苦労しました。

ですので、「介護ソフトはクラウド型一択！」という必須条件のもと検討を進めていきました。

一番の重要ポイントはコストパフォーマンス　

とはいえ、クラウド型のソフトも様々あり、それぞれ画面の見え方や機能、操作性も違うのでその中でどれが事業所に合っているか選別する必要がありました。

まずは、買替のきっかけにもなっていた二重管理を一元化すること、そして買い換えた際に、職員が慣れやすいような手間が少なく、操作もしやすいもので探していました。それと毎月のランニングコストももちろん減らしていきたいので総じて、「コスパが良いソフト」が一番の重要ポイントでした。

各社、特徴が異なる中、どれも一長一短で安いけど機能が不十分であったり、操作性に難があったりと展示会場では理想に一番近いソフトは無く、悩みに悩んだ結果、最終的にはまもる君クラウドを導入することを決めました。

決め手は？

福祉機器展にも行かれた和田様と中嶋様が様々なソフトを比較検討した結果、まもる君クラウドを導入した決め手についてお話を伺いました。

圧倒的なコスパ

様々なソフトの説明を聞き、機能・操作性・コストにおいて総合的評価した結果、まもる君クラウドに決定しました。他のソフトも、機能でいうとそこまで大きな違いはないものの、画面が見にくかったり絶妙に操作がしづらかったりとあまり「これだ！」という物が無かったんですよね。その点、まもる君は機能も充実していて必要最低限のものが画面にわかりやすく表示されている。私たちとしては、できる限り今までと同じ「使い勝手」のソフトでないと導入してから慣れていくのに時間に追われてしまい、かえって業務効率が低下し本末転倒になってしまうんですよ。

まもる君はそのような心配もなく、アフターフォローもしっかりしてくれそうだったので心強いなと思い、まもる君クラウドに決めました。

データ移行で手間も大幅削減！口座振替・ファクタリングもスムーズに切り替え

ソフトの買替に伴って懸念していたのが、当時使っていたソフトに保存されている膨大なデータをどうするか。また、今まで口座振替やファクタリングサービスも全てソフト会社にまとめていたので、ソフトを買い替えた際に利用者情報の打ち込み作業や集金代行業者を探す手間も発生することを考えると腰が重たいなーと思っていました。

既存のソフトからデータの移行も無償でやってもらえること。口座振替とファクタリングについてもまもる君のほうで提携している業者の紹介をしてもらえたので、自分たちで探す手間も省けスムーズに移行することができました。

実際に使い始めてどう感じた？

まもる君クラウドに買い替えてから早くも約半年経過しましたが、運用し始めて実際どう感じているのか お話を伺いました。

ランニングコストの大幅削減

買替前のソフトでは、2事業所で月々14万円ほど支払っていましたが、それが今は2事業所併せても2万円台で収まるようになりました。今まで通りの必要な業務が行えて10万円以上のコストカットは本当に大きいですね。その分の浮いた経費を使って事業所内で扱う備品であったり、他のことにお金を使えるようになったのはかなり助かっています。

シンプルで分かりやすく、操作に慣れやすい

正直、まだ使い始めて半年なのですべての機能を使いこなせているかというと自信はないですが、やはり全体的にシンプルな設計なので「どこをクリックしたらなにができる」ということが直感的でわかりやすいですね。思ったより早い段階で操作に慣れることができました。

また、LIFEの計画書作成からデータ提出も一貫して行えるようになったので、二重管理の手間が減りましたし、ケアマネさんに月末にお渡しする実績も今までのソフトで作っていた「提供票・別表」とは違い、「実績報告書」という必要な内容だけがシンプルに一枚にまとまった書類になっているので、非常に扱いやすいですね。

あと大きく変わったのは、カスタマーセンターの対応品質ですね。

前のソフトは電話をかけても2~30分待つのは当たり前で、請求期間なんて全く繋がらないので電話をかけたまま、出てくれるまで放置して仕事してましたよ(笑)

それが、まもる君クラウドのサポートセンターでは、まずいつかけても繋がるし、対応も丁寧で素晴らしいです。それと、こちらの都合にあわせて折り返し電話をくれるコールバックのサポートも想像よりもずっと早く折り返し連絡をくれるので驚きました。

まだ活用できていない機能もありますので、カスタマーセンターに力を借りつつ、今後に期待しながら引き続き、使っていきたいと思います！

介護ソフトを検討している事業所向けて一言

まもる君クラウドは、ただ安いだけのソフトではありません。介護業務で必要なすべての機能が一元管理でき、操作もシンプルでいつでもすぐに繋がり、一つ一つ丁寧に教えてくれるカスタマーセンターも設置されています。

パソコンやタブレットなどの操作が不慣れでICT化が進めたくても進められない小中規模の事業所や新規開設の事業所でも安心して使える介護ソフトだと自信をもっておすすめできます。

この記事を見て少しでも興味を持った方は、専属の営業担当による操作方法のデモンストレーションや無料体験も用意されているので気軽に問い合わせてみるといいと思います。